Avec Lola Secrétariat,
l’administratif n’est plus délicat
Les prestations de Lola Secrétariat
L’assistance administrative avec Lola Secrétariat, c’est un peu comme si vous aviez une collaboratrice qui, tel le dieu Shiva, possède 4 bras !
Un bras administratif, un bras commercial, un bras gestion et un bras… pour tout le reste.
Je vous accompagne dans certaines de vos tâches administratives pour mieux organiser le quotidien de votre entreprise, pour une optimisation et un réel suivi de vos données, pour une meilleure performance commerciale, pour une aide à la pré-comptabilité…
Liste (non exhaustive) des tâches possibles
La gestion administrative
Secrétariat
Mettre en forme vos documents divers selon les données fournies : modèles de document, courriers, conventions de formation, bulletins d’adhésion, bulletins d’inscription, thèse, DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés), …
Tableaux de bord et de reporting
Réaliser et mettre à jour vos tableaux de bord : chiffre d’affaires, rentabilité chantiers, trésorerie, prévisionnel, …
Réaliser et mettre à jour vos bases de données clients et prospects.
Les services généraux
Traiter le courrier et les mails reçus
Classer et archiver vos documents (physique et informatique).
La finance
Maintenir votre chiffre d’affaires
Établir, éditer et transmettre les factures de vente à vos clients
Maintenir votre trésorerie
Enregistrer les règlements clients sur vos logiciels
Préparer vos remises de chèques pour les remettre en banque
Relancer les impayés (de manière simple)
La logistique et les achats
Contrôler et traiter vos factures d’achat suivant vos commandes et vos bons de livraison
Effectuer les règlements de vos factures d’achat
Les obligations légales
Tenir à jour vos registres obligatoires
Réclamer les attestations de TVA à vos clients
Relations avec votre cabinet d’expertise comptable pour votre comptabilité
En cours d’année pour la TVA mensuelle (ou trimestrielle) ou ponctuellement pour le bilan, je m’occupe de transmettre vos documents comptables (achats, ventes, banques et caisses), de manière physique ou informatique
Plus concrètement :
– Trier, ranger, classer, archiver
– Télécharger sur les sites de vos fournisseurs
– Rechercher ou demander à vos fournisseurs
– Numériser, copier
– Envoyer par mail, déposer sur une plateforme ou dans les locaux de votre comptable
– Annoter les relevés bancaires
– Contrôler les caisses dans vos fichiers Excel
– Saisir l’inventaire papier sur informatique
Les ressources humaines
Gérer les bulletins de paye avec votre cabinet qui gère le social
Réaliser les virements des payes aux salariés
Plus concrètement : récolter les heures et les transmettre au cabinet qui gère le social, vérifier et valider les bulletins de paye, transmettre les bulletins aux salariés, réaliser les virements
Gérer les contrats de travail avec votre cabinet qui gère le social
Plus concrètement : récolter les informations et documents pour établir un contrat de travail, les transmettre au cabinet qui gère le social, vérifier le contrat, transmettre le contrat au salarié et après signature au cabinet social
Le marketing et la communication externe
Transmettre les factures acquittées à vos clients
Développer votre chiffre d’affaires / prospection
Monter et déposer vos dossiers de candidature selon les données fournies : marchés publics ou privés (Appels d’Offres) : dossier administratif, mettre en forme votre mémoire technique
Envoyer des rappels de renouvellement de contrats
Transmettre votre nouveau catalogue : collecter les adresses postales, mettre en forme votre courrier et mettre sous pli l’envoi postal
Rechercher des courriels dans des métiers spécifiques pour diffuser un flyer
Et tout le reste
Effectuer la sauvegarde de vos données quand je travaille sur mon ordinateur
La comptabilité
Vous êtes nombreux à demander des prestations de comptabilité. Je vous aide dans la préparation de votre comptabilité, j’assure le lien avec votre cabinet d’expertise comptable mais je ne fais pas de comptabilité. Cela est totalement interdit.
Ce que je fais / Ce que seul un expert-comptable peut faire
Vous avez besoin d’aide pour gérer vos papiers, suivre vos factures, relancer vos clients, préparer vos documents pour votre comptable ?
C’est exactement mon métier. Je suis assistante administrative indépendante.
Mais attention : certaines tâches, bien précises, relèvent exclusivement de la profession d’expert-comptable. Et je les laisse à leur juste place.
Pourquoi cette distinction est importante ?
Ce n’est pas un détail : c’est la loi.
L’Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 réglemente strictement l’exercice de la comptabilité. Seuls les experts-comptables, inscrits à l’ordre, ont le droit d’établir, contrôler, réviser, attester ou présenter les comptes de votre entreprise.
👉 Ce cadre protège les entreprises, les dirigeants… et les assistantes sérieuses comme moi.
Qui fait quoi ?
Facturation et trésorerie
✅ Ce que je fais
- Éditer, envoyer les factures de vente
- Enregistrer les règlements clients dans un outil de gestion
- Relancer les clients en cas d’impayés
- Préparer les remises de chèques
- Mettre à jour les tableaux de trésorerie ou de suivi
❌ Ce que seul un expert-comptable peut faire
- Tenir la comptabilité générale
- Contrôler et comptabiliser les encaissements
- Calculer les provisions sur créances douteuses
- Justifier les écarts de trésorerie
- Présenter un état comptable officiel
Achats et documents comptables
✅ Ce que je fais
- Trier, classer, archiver les documents
- Télécharger ou demander les factures fournisseurs
- Annoter les relevés bancaires
- Saisir un inventaire papier dans un fichier
❌ Ce que seul un expert-comptable peut faire
- Comptabiliser les factures d’achats
- Imputer les dépenses en comptabilité
- Saisir les opérations comptables bancaires
- Évaluer et comptabiliser les stocks
Paie et ressources humaines
✅ Ce que je fais
- Récolter les éléments variables de paie
- Vérifier les bulletins transmis par le cabinet
- Transmettre les bulletins aux salariés
- Réaliser les virements des salaires
❌ Ce que seul un expert-comptable ou cabinet social peut faire
- Établir les bulletins de salaire
- Déclarer les charges sociales
- Établir un solde de tout compte
- Gérer les déclarations sociales (DSN)
Relations avec l’expert-comptable
✅ Ce que je fais
- Transmettre les documents comptables au cabinet
- Organiser les pièces justificatives pour la TVA
- Communiquer les infos sur les ventes, achats, stocks
- Mettre en forme des tableaux de suivi
❌ Ce que seul un expert-comptable peut faire
- Établir et présenter les comptes annuels
- Calculer, déclarer et télétransmettre la TVA
- Attester la régularité de la comptabilité
- Produire la liasse fiscale complète
Logiciels et conformité
✅ Ce que je fais
- Recommander un outil de facturation adapté
- Accompagner la mise en place de la facturation électronique
❌ Ce que seul un expert-comptable ou éditeur certifié peut faire
- Orienter vers un logiciel comptable certifié
- Garantir la conformité fiscale d’un outil
Foire aux questions
Vous faites la compta ?
Non. Je m’occupe de votre administratif, je vous fais gagner du temps, et je fais aussi gagner du temps à votre expert-comptable, qui aura moins à corriger et facturera normalement moins cher.
Vous pouvez faire ma TVA ?
Je peux vous aider à trier les pièces, à les transmettre à votre cabinet, mais je ne calcule pas, je ne saisis pas, je ne déclare pas.
Je n’ai pas d’expert-comptable, vous pouvez le remplacer ?
Non. Je peux gérer l’administratif, les relances, la préparation de documents… mais la comptabilité est un métier à part entière.
Vous pouvez faire les bulletins de salaire ?
Non. Je transmets les infos au cabinet social, je vérifie les bulletins, je les remets aux salariés et je réalise les virements, mais je ne les établis pas moi-même.
Pour résumer
Je vous aide à être organisé, à jour, serein avec vos papiers.
Je suis là pour préparer, trier, suivre, relancer.
Je ne fais pas la comptabilité. Et c’est très bien comme ça.
Chacun son métier, au service de votre entreprise.
Une question ? Un doute ? Un besoin ?
Je suis là pour vous accompagner, à votre rythme.
Pour toute question sur mes prestations, vous pouvez me contacter.